Neben der Grundmiete können dem Mieter sämtliche Betriebskosten im Sinne des § 2 BetrKV auferlegt werden. Allerdings muss dies mietvertraglich vereinbart worden sein.

Nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB ist über die Vorauszahlungen für Betriebskosten (das sind z.B. Heizung, Warmwasser, Grundsteuer, Versicherungen etc.) jährlich abzurechnen. Die Abrechnung ist dem Mieter gemäß § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Sowohl bei preisgebundenem als auch bei preisfreiem Wohnraum ist der Vermieter nun verpflichtet, innerhalb von zwölf Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode über die vom Mieter geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen abzurechnen. Wird die Frist vom Vermieter versäumt, verliert er nach §§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB, 20 Abs. 3 Satz 4 NMV den Anspruch auf etwaige Nachforderungen.

Zweck der Ausschlussfrist ist es, für Rechtssicherheit und Rechtsklarheit zu sorgen. Die Abrechnungsfrist und der durch § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB angeordnete Ausschluss von Nachforderungen nach Fristablauf dienen der Abrechnungssicherheit und sollen Streit vermeiden.

Der Vermieter darf nach Ablauf der 12-Monatsfrist zwar eine Abrechnung erstellen, aber keine Nachforderungen über die Vorauszahlungen hinaus mehr erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB), außer, ihn trifft an der verspäteten Abrechnung kein Verschulden. Er muss sich also mit den geleisteten Vorauszahlungen begnügen, selbst wenn sich aus der Abrechnung höhere Betriebskosten ergeben.

Eine Ausnahme gibt es nur dann, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Hierbei gilt, dass der Vermieter Vorsatz und Fahrlässigkeit gemäß § 276 BGB zu vertreten hat. Für ein Verschulden seiner Erfüllungsgehilfen gemäß § 278 BGB hat er wie für eigenes Verschulden einzustehen. Als Beispiele für eine unverschuldete Verspätung führt die Rechtsprechung eine unerwartete Verzögerung auf dem Postweg oder eine Verzögerung des Abrechnungsdienstes an.

Im Gegenzug muss aber auch der Mieter Einwendungen gegen die Abrechnung binnen zwölf Monaten geltend machen, sonst ist er damit ausgeschlossen. Auch hier gilt jedoch eine Ausnahme, wenn er die verspätete Geltendmachung seiner Einwendungen nicht zu vertreten hat, weil er z.B. schwer erkrankt ist. Zu Lasten des Mieters darf von diesen Regelungen nicht vertraglich abgewichen werden (§ 556 Abs. 4 BGB).

Für die Einhaltung der Abrechnungsfrist kommt es auf die materielle Richtigkeit der Abrechnung allerdings nicht an. Die Frist wird mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung gewahrt, inhaltliche Fehler können auch nach Fristablauf korrigiert werden.

Der BGH verlangt für die formelle Wirksamkeit vier grundlegende Angaben:

  • Zusammenstellung aller Gesamtkosten sowie der umlegbaren Gesamtkosten
  • Angabe und Erläuterung des gewählten Verteilungsschlüssels
  • Berechnung des auf den betreffenden Mieter entfallenden Betriebskostenanteils
  • Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Wenn der Mieter unter dem Aspekt der Rechtssicherheit spätestens nach zwölf Monaten wissen soll, ob er noch mit Nachzahlungen für Betriebskosten rechnen muss oder ob er eine Rückzahlung erwarten kann, dann erhält er diese Sicherheit nur, wenn ihm die Abrechnung auch tatsächlich zugeht. Der BGH entschied, dass auch bei einer Versendung auf dem Postweg die rechtzeitige Absendung einer Betriebskostenabrechnung nicht zur Wahrung der in § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB geregelten Abrechnungsfrist von einem Jahr genügt. Die Abrechnung muss dem Mieter noch innerhalb der Frist zugegangen sein. Die Entscheidung des BGH hat nun zur Folge, dass der Vermieter die Betriebskostenabrechnung entweder mit Zeugen oder einer Quittung persönlich abgeben sollte oder diese per Einschreiben mit Rückschein zustellen lassen muss.